|
|
|
|
|
 |
Fonctions et caractéristiques |
 |
CLINI-GESTION a été élaboré en vue de donner une grande marge de manoeuvre à ses utilisateurs quant à l'apparence du produit, à son utilisation et aux résultats qu'il génère. Cette personnalisation du produit peut varier au gré du fonctionnement de la clinique ou de son évolution. Une série de paramètres modifiables permet de donner au produit le rendement désiré pour gérer le plus adéquatement possible la clinique. Le livre de rendez-vous modifiable à souhait et les écrans à partir desquels peuvent s'effectuer directement des corrections rendent ce produit extrêmement convivial et lui a donné des longueurs d'avance sur ses compétiteurs.
Clini-Gestion est une application informatique pour faciliter la gestion journalière d'une clinique.
Comme vue d'ensemble nous comprendrons que l'application est de type "Windows" à multiples fenêtres disponibles en même temps.
L'apparence visuelle s'ajuste automatiquement et par paramètre au mode d'affichage choisi dans Windows.
Il est possible de spécifier les couleurs de base des écrans et de spécifier une police de caractères avec son style et sa couleur pour chaque écran.
Les différentes fonctions et composantes sont toutes intégrées entre elles et les menus offrent la disponibilité dans tous les écrans.
Nous trouvons dans Clini-Gestion les composantes suivantes :
Les dossiers client/patient sont visionnés en détail à l'aide de plusieurs écrans.
Une boîte de recherche permet de sélectionner le client/patient en cours et les informations dudit client/patient sont automatiquement affichées dans chaque écran
.
Une barre de navigation
présente dans chaque écran permet de changer de dossier, ajouter ou supprimer un dossier, placer un signet à un dossier, obtenir une vue rapide des informations caractéristiques, trouver et positionner à des dossiers selon des critères de recherche de n'importe quel champ, filtrer les données des dossiers et enfin accéder à la boîte de recherche rapide laquelle peut être utilisée selon l'ordre alphabétique des noms ou des identificateurs de dossier ou selon la date de dernière visite.
Nous utilisons l'écran des informations caractéristiques
pour spécifier les données principales, soient les noms, adresses, téléphones, dates de naissance, identificateurs de dossiers, références, notes et autres caractéristiques propres à chaque dossier.
La saisie de données est facilitée
par des listes de référence pour certains champs comme les noms de ville, les 'référé par', les occupations, les diagnostics, les assurances, les codes de traitement, les méthodes de paiement, et autres.
Nous apprécions que le champ province soit rempli automatiquement
selon le code postal, et que l'âge soit calculé automatiquement selon la date de naissance.
Les dix premiers caractères du numéro de 'ramq' peuvent être générés automatiquement.
Le premier caractère des noms, prénoms et noms de ville est automatiquement placé en majuscule
.
Outre l'écran Dossier
(informations caractéristiques), nous trouvons les écrans Comptabilité
, Assurance
et Codes de traitement, Diagnostics
et Symptômes, et Référés par. Tous ces écrans composent le dossier.
Notons ici que le champ Note
dans l'écran Dossier permet d'entrer du texte stylisé et cela peut être plusieurs pages de texte. De plus le champ reconnaît les adresses Internet permettant un lien au fureteur Internet ou programme de courrier.
L'écran Comptabilité nous affiche les données des visites incluant les charges et les paiements et le solde.
Voir aussi Visites et comptabilité
.
Il est possible d'avoir la génération automatique
de l'identificateur de dossier à la création d'un dossier.
L'écran Assurance permet d'inscrire la ou les polices d'assurance du client/patient incluant le pourcentage et la limite de remboursement.
Nous pouvons aussi utiliser un Type
pour faire correspondre le type de professionnel, ce qui est utile pour que le programme choisisse par défaut l'assurance au moment de produire le rapport d'assurance.
L'écran Diagnostic
permet d'inscrire les diagnostics pour les traitements du client/patient.
Nous pouvons inscrire plusieurs diagnostics pour chaque client/patient et le type est aussi disponible.
Les Symptômes sont aussi entrés dans l'écran Diagnostic et le plus récent symptôme est celui par défaut.
Les codes de traitement peuvent être spécifiés aux dossiers des clients/patients dans le même écran que l'Assurance.
Nous utilisons ces données pour spécifier le prix de défaut particulier et différent du prix défaut général des codes de traitement, pour un client/patient en particulier, par exemple pour un plan de traitement.
L'écran 'Référé par' montre quel autre client/patient a référé un client/patient et affiche tous les clients/patients qui ont été référés par le même client/patient.
Nous pouvons imprimer une lettre de remerciement à partir de cet écran.
Pour remplacer un livre de rendez-vous un programme informatique doit permettre d'effectuer les opérations auxquelles on est habitué en manuel de façon rapide et efficace
.
Clini-Gestion a été conçue avec cet objectif en tête et a rapidement dépassé les capacités d'un livre manuel.
Les horaires Hebdomadaire
et Journalier
sont visionnés par professionnel et par date. L'horaire Salles
l'est par salle et par date mais permet aussi de voir tous les rendez-vous de tous les professionnels pour une journée.
L'horaire Hebdomadaire montre cinq jours ouvrables
et les horaires Journalier et Salles montrent un jour ouvrable avec tous les détails des rendez-vous.
Les horaires sont flexibles et sont générés et façonnés à volonté
au choix des périodes de dates et d'heure jusqu'à la minute près, selon les disponibilités préétablies des professionnels ou par intervalle précis.
Des couleurs
peuvent aussi être spécifiées.
Nous pouvons facilement modifier les horaires pour quelques jours, une journée ou quelques heures.
Nous pouvons également supprimer ou ajouter un espace de rendez-vous directement dans n'importe lequel des horaires.
L'opération de donner un rendez-vous
est par principe comme avec un livre manuel. Nous déplaçons l'horaire à la date désirée et nous inscrivons le client/patient à l'espace de rendez-vous. Mais l'inscription est majoritairement plus rapide que d'écrire le nom avec un crayon car un seul clique de souris (ou une touche de clavier) sur l'espace de rendez-vous fait apparaître la liste des clients/patients et il suffit d'entrer les premiers caractères du nom pour positionner la liste puis de choisir le client/patient et le rendez-vous est donné.
Bien sur nous pouvons inscrire et créer un nouveau dossier client/patient durant la même opération.
Dans n'importe lequel des horaires nous accédons aisément aux dossiers client/patient et tous leurs différents écrans, aux fonctions de couleur de l'espace de rendez-vous, de suppression ou report de rendez-vous, d'assignation visuelle de multiples rendez-vous, ainsi qu'aux fonctions d'enregistrer les traitements et paiements et production de rapport d'assurance.
L'écran 'Liste de rappels
' est à l'image de l'horaire journalier et affiche les rendez-vous des patients qui nécessitent un rappel la veille de leur rendez-vous. Nous pouvons travailler et effectuer les rappels à partir de cette écran ou en imprimer la liste pour référence.
Dans l'écran 'Voir les rendez-vous d'un client/patient' il est possible d'imprimer ses prochains rendez-vous.
Les anciens rendez-vous peuvent être éliminés automatiquement au démarrage du programme.
Nous trouvons les données comptables dans l'écran Comptabilité.
Nous avons accès à toutes les visites
du client/patient, les plus récentes en premier.
Les traitements et les paiements sont des enregistrements séparés
, ayant chacun la date comme pour les associer.
Chaque visite et chaque paiement peuvent être associés à un professionnel
en particulier.
Les opérations de saisie sont facilitées par une aisance et un automatisme
dans la séquence horaire --» traitements --» paiement --» reçu ou rapport d'assurance.
Par exemple nous trouverons la création de l'enregistrement de la visite produite automatiquement lors de l'appel de la fonction Traitement à partir de l'horaire, et les champs date, heure et professionnel seront remplis avec les valeurs en cours (date et professionnel de l'horaire, heure du rendez-vous).
Pour la version sans les rendez-vous, ou à l'enregistrement d'une visite sans utiliser l'horaire, la date du jour de l'application et le professionnel défini dans le dossier du client/patient sont utilisés comme défauts.
Donc à toute fin pratique pour enregistrer la visite il suffit d'entrer le code
de traitement (service) et le programme inscrit le prix correspondant au code.
Les codes de traitement sont établis dans une table qui en définit les montants par défaut et autres critères utilisé par le programme.
Nous utilisons les listes déroulantes pour spécifier les codes de traitement (service), les méthodes de paiement et les professionnels.
Cette facilité rend la saisie encore plus intéressante
car il suffit de cliquer sur le choix ou de taper le ou les premiers caractères de l'information désirée et le choix s'inscrit automatiquement.
Nous enregistrons un paiement facilement aussi car la date du jour est automatiquement inscrite, le professionnel est par défaut celui de la visite sélectionnée (normalement celle dont nous venons juste d'entrer le traitement), et selon le moyen utilisé pour créer le paiement le montant présent dans le solde
du client/patient est inscrit par défaut dans le champ du montant de paiement.
Il suffit donc d'inscrire la méthode de paiement et l'enregistrement est finalisé.
Le solde est calculé et affiché automatiquement.
Nous émettons un reçu
à l'aide d'un choix de menu et le paiement sélectionné est utilisé pour les informations du reçu.
Nous avons aussi la possibilité de sélectionner plusieurs paiements pour que la somme de leurs montants soit utilisée pour le reçu.
Nous pouvons aussi définir par paramètre une imprimante spécifique pour l'impression des reçus.
Lorsque nous enregistrons les charges (traitements, services) un message d'avertissement peut apparaître signifiant que la limite monétaire
a été atteinte.
L'écran Dossier permet d'inscrire une limite pour le client/patient avec une date à partir de laquelle le programme vérifie la somme des charges jusqu'à date.
Également la section Assurance contient une ou des limites
à respecter et l'avertissement apparaît si un certain pourcentage
de cette limite est atteint.
Il est possible d'utiliser les taxes
avec les charges (traitements, services) et dans ce cas les taxes sont calculées et ajoutées automatiquement à mesure que nous entrons les charges.
Les données de comptabilité dans Clini-Gestion sont des données de saisie et de liste d'information. Les données sont inscrites, modifiées et supprimées sans utiliser de journal
.
Nous utilisons la fonction Historique Comptable
pour produire un rapport pour impression contenant la liste de toutes les données de comptabilité (visites, traitements, paiements) pour un client/patient. Comme tous les rapports dans Clini-Gestion, nous pouvons visualiser le rapport à l'écran et/ou l'imprimer à mesure.
Nous produisons les listes comptables (voir la rubrique Listes
) afin d'extraire les informations de comptabilité sous forme de listes/rapports selon différents critères de sélection.
Mentionnons aussi les lettres (voir la rubrique Lettres
) de comptes en souffrance
et de facturation
au client. La facture au client est produite de manière similaire au rapport d'assurance (voir la rubrique Rapport d'assurance
) en ce sens que nous pouvons choisir et grouper quelles visites à inclure sur la lettre-facture.
L'écran de saisie des professionnels permet d'entrer les informations des professionnels (noms, permis, types, adresses et téléphones).
Nous y trouvons aussi une grille des disponibilités
pour une semaine type servant à la création des espaces de rendez-vous (voir la rubrique rendez-vous
). Nous y entrons les heures de travail du professionnel pour chaque jour de la semaine.
Il y a de plus un champ de saisie pour un choix de couleur
qui sera utilisé pour la couleur de fond d'écran avec les horaires, ce qui rend la visualisation plus intuitive et rapide lorsque les horaires sont utilisés séparément avec chaque professionnel.
Clini-Gestion peut être utilisée avec un nombre illimité
de professionnels et ce n'est pas une option et il n'y a pas de frais supplémentaires.
Nous accédons à l'écran de préparation d'un rapport d'assurance via les menus ou via les horaires.
L'écran Rapport d'assurance montre les informations pertinentes pour le client/patient en cours ou le client/patient du rendez-vous de l'horaire.
Les rapports d'assurance sont produits selon les visites sélectionnées et groupées
selon la date de production des rapports. Nous pouvons donc imprimer de nouveau un rapport d'assurance déjà produit car la date d'émission du rapport est conservée pour chaque traitement (service) produit sur le rapport.
L'écran Rapport d'assurance permet de choisir
quel professionnel, quelle compagnie d'assurance, quel diagnostic et symptôme, ainsi que la sélection de chaque traitement (service) inscrit sur le rapport.
Plusieurs types de rapport différents
peuvent être utilisés avec des options particulières pour varier l'apparence finale du rapport, telles ne pas imprimer certaines zones de texte ou spécifier le style de caractères pour certaines informations ou imprimer une image de signature, etc. ...
Notons que pour un même professionnel travaillant dans deux disciplines différentes mais enregistré une seule fois comme professionnel il est possible de définir un numéro de permis et un titre professionnel spécifiques pour chaque type de rapport d'assurance correspondant au type de discipline utilisée.
La fonction "Rapport d'assurance en lot
" permet de produire les rapports d'assurance pour les visites des clients/patients qui ont une police d'assurance définie et dont les dates de visite correspondent à un intervalle de dates spécifiées. Le but principal de cette fonction est d'accommoder la clinique qui facture directement les compagnies d'assurance.
Listes comptables, listes de rendez-vous, listes de clients/patients, listes d'anniversaires, listes des professionnels, des compagnies d'assurance et des informations des tables comme les codes de traitement, méthodes de paiement, diagnostics, etc. ...
Les listes produisent des rapports pour impression
et tous sont au choix présentés à l'écran et/ou imprimés directement.
Les listes comptables permettent des listes sommaire, détaillée courte et longue (maximum d'information), listes d'honoraires détaillés et listes de paiements détaillés et listes de comptes à recevoir.
Toutes ces listes peuvent être demandées avec des intervalles de dates, des codes de traitement (service) et méthodes de paiement particuliers, avec quel professionnel et pour les comptes à recevoir les nombres de jours depuis quand et "en date de" précisée.
Nous pouvons produire des listes de rendez-vous selon différents formats et options, à partir d'une date et pour une certaine quantité de jours, pour un ou plusieurs professionnels.
Les listes de clients/patients sont produites selon différents formats dont un est une lettre (voir aussi la rubrique Lettres
).
Nous pouvons spécifier l'ordre de tri de la liste de clients/patients selon les champs des dossiers.
Nous utilisons les filtres
(voir dans la rubrique Divers
) pour établir les critères de sélection des clients/patients à inclure dans la liste, par exemple pour produire une liste des clients/patients dont le diagnostic contient telle information, et/ou les clients/patients de tel professionnel en particulier, et/ou de telle ville, etc. ...
Les spécifications des filtres pouvant être conservées, elles sont crées et utilisées pour des statistiques personnelles à la clinique.
Notons enfin que les listes de clients/patients et les listes d'anniversaires peuvent être produites selon un format d'étiquettes.
Clini-Gestion permet de modifier des modèles de lettres
utilisées pour les listes de clients/patients (voir aussi Listes
), pour les factures au client, pour les comptes en souffrance, pour les certificats d'incapacité et transmissions de dossier, pour les reçus et reçus annuels, pour les étiquettes d'adresses et étiquettes de radiographies, pour les lettres de remerciement d'avoir référé un client/patient, et d'autres à venir.
Nous utilisons à cette fin un éditeur de texte incorporé dans le programme et qui ressemble beaucoup au bloc-notes de Windows. Mais également les modèles peuvent être manipulés avec votre programme de traitement de texte.
Nous pouvons sécuriser
Clini-Gestion avec un mot de passe pour démarrer le programme puis spécifier un mot de passe pour chacun des écrans dont nous désirons restreindre l'utilisation.
Clini-Gestion contient une fonction de sauvegarde
rapide avec données compressées de format standard ZIP.
calendrier
élaboré sert à l'entrée de toute date et un grand calendrier (montrant six ou neuf mois selon le mode graphique d'affichage de Windows) donne une facilité accrue pour spécifier des dates.
La date du jour
pour le programme peut être spécifiée différente de celle de l'ordinateur.
Nous pouvons utiliser Clini-Gestion pour plus d'un jeu de données
sur le même ordinateur (différentes cliniques par exemple).
Nous pouvons produire des étiquettes
servant à identifier les radiographies, ainsi que des étiquettes d'adresse de client/patient.
Il y a une fonction pour spécifier le nom, l'adresse et coordonnées et les numéros de taxe de la clinique
.
Il y a un écran pour définir les compagnies d'assurance.
Nous pouvons définir des filtres
pour limiter la visualisation des dossiers clients/patients. Un filtre est défini pour des valeurs ou intervalle de valeurs pour un ou plusieurs champs de données, permettant à toutes les fenêtres des dossiers des clients/patients (incluant listes de clients/patients) d'afficher les dossiers correspondant au filtre.
La spécification des filtres peut être conservée ce qui permet de réutiliser un filtre à volonté, représentant ainsi une forme de statistiques personnalisées
.
Clini-Gestion possède aussi une fonction pour faire une transition des données comptables de façon à purger les données désuètes
telles les données des années antérieures, une fonction pour supprimer des dossiers et/ou des données comptables selon des critères particuliers, deux fonctions pour faire des transferts de données soient une pour des rendez-vous et une pour des dossiers que l'on veut transférer entre différents jeux de données ou entre cliniques.
Mentionnons aussi une fonction de vérification technique
des données et une fonction de reconstruction des données
.
Nous trouverons de plus un programme supplémentaire appelé Clini-Gestion AutoCopie
qui permet de prendre une copie des données de Clini-Gestion à un intervalle spécifié. Dans le cas d'utilisation en réseau ce programme peut être mis en fonction sur n'importe lequel poste du réseau.
Clini-Gestion
comprend tout ce qui est décrit dans ce document (et même plus).
Clini-Gestion MINI
exclut tout ce qui touche aux rendez-vous ainsi que la fonction de transfert de données de dossiers.
|
|
 Informatique Messely 122, Route 108, Lingwick (Québec) Canada J0B 2Z0 tél.: (418) 831-2732 sans frais: 1-888-831-2732 © Guy Messely, 1995-2011 |